Choć każdy może na własną rękę doskonalić procesy we własnym przedsiębiorstwie, postanowiłem napisać dzisiaj parę słów o tym dlaczego warto skorzystać w tym zakresie z pomocy specjalisty. Inspiracji do niniejszego tekstu dostarczyły mi między innymi opowieści ekspertów kancelarii Derek & Flak, którzy wysyłani na pierwszą linię frontu (czyli do przedsiębiorstw Klientów 🙂 ) często stykają się z przykładami nieprawidłowej optymalizacji prowadzonej w firmach i opowiadają o swoich doświadczeniach na naszych kancelaryjnych zebraniach.

Niezależnie od tego, czy jest to specjalista zajmujący się Jeż?prawem, podatkami, księgowością, analizą finansową, czy lean management – jedno jest niezmienne. Wszyscy co jakiś czas wskazują, że proponując klientom pewne rozwiązania słyszą: „u nas to już było wprowadzanie i nie działa”, „była już taki dyrektor i próbował nam to i tamto poprawić, ale nie dało rady”, albo „to dobre dla dużego zakładu, a my jesteśmy małą firmą i dlatego u nas to nie działa”. Nie działa, nie działa i nie zadziała…… 🙂

Takie nastawienie zamyka oczywiście wszelką drogę do optymalizowania działalności firmy metodą, która nie dała rezultatów. Kiedy jednak przyjrzeliśmy się w Kancelarii przyczynom takiego stanu rzeczy i próbowaliśmy dojść powodów takiego nastawienia Klientów, okazało się, że jest nim zwykle nieprawidłowa implementacja prawidłowo dobranych metod. Często okazywało się, na przykład, że działaniami optymalizacyjnymi zajmowały się osoby odgórnie do tego wyznaczone (bez wewnętrznego przekonania), a bardzo często także bez odpowiedniej wiedzy i doświadczenia.

Efekt: nie dość, że przez brak wiedzy i umiejętności nie mogły one w sposób prawidłowy przeprowadzić procesu optymalizacji, to jeszcze swoimi niewłaściwymi działaniami utwierdziły kadrę zarządzającą firmą w przekonaniu, że dana metoda nie działa. Oczywiście przyczyna tego stanu rzeczy pozostaje zwykle niezauważona. W momencie porażki we wprowadzaniu optymalizacji zaczyna się natomiast nerwowe poszukiwanie powodów niepowodzenia. Rzadko jednak przyczyna klęski diagnozowana jest prawidłowo.

Bardzo wyraźną tendencją jest natomiast, że jeśli projekt optymalizacyjny prowadziła osoba zatrudniona w strukturze firmy (a nie konsultant z firmy zewnętrznej),  to ten „wyszukany” powód porażki jest zwykle taki, który pozwoli zachować twarz osobom odpowiedzialnym za prowadzenie projektu optymalizacyjnego. Stąd właśnie zazwyczaj pojawiają się odniesienia do: „za małej firmy”, „za małych obrotów”, albo zdania typu: „to działa tylko w sprzedaży, ale nie w usługach” itp. 🙂

Z własnego doświadczenia mogę podać przykład, gdy w ramach działań optymalizacji prawnej wspomniałem Klientom o jednym z narzędzi Lean management, a dokładniej o metodzie zwanej z japońskiego: Kaizen. Władze spółki zainteresowały się tym tematem i postanowiły wprowadzić Kaizen we własnym zakresie. O efektach za chwilkę, a teraz krótkie wyjaśnienie czym jest Kaizen.

W wielkim uproszczeniu Kaizen to ciągłe doskonalenie, wdrażane cały czas, wszędzie i przez wszystkich pracowników. Obrazowo mówiąc jest to oliwienie każdego, nawet najmniejszego trybu w maszynie przedsiębiorstwa. Jednym z narzędzi takiego doskonalenia są wnioski optymalizacyjne, składane przez pracowników każdego szczebla.

Każdy pracownik ma w swoim stanowisku pracy coś, co może nieco udoskonalić (a poza tym pracownik na swoim stanowisku pracy widzi także to, czego nigdy nie będzie w stanie zauważyć kadra zarządzająca). Suma zaś takich udoskonaleń wprowadzana przez wszystkich pracowników może skutkować olbrzymimi oszczędnościami, skokiem jakości produkcji lub świadczonych usług. To wszystko docelowo zapewne przełoży się na przewagę konkurencyjną firmy na ryku i jej sukces finansowy.

Żeby jednak każdy w firmie nie robił tego, co wydaje mu się słuszne z jego punktu widzenia, konieczne jest aby ktoś koordynował działania i decydował, które propozycje optymalizacji wprowadzać w życie, a które nie. Inaczej powstałby kompletny chaos. 🙂

Dlatego właśnie zwykle stosuje się prostą metodę zapobiegającą takiemu stanowi rzeczy. Wnioski z propozycjami udoskonaleń zbiera się w skrzynce zawieszonej w ogólnodostępnym miejscu, do której każdy z pracowników może wrzucić swoją propozycję. Wnioski oceniane są przez koordynatora lub osoby zarządzające firmą, a wybrane kierowane do realizacji.

Jak widzisz, w opisie narzędzie to wydaje się bardzo proste. Wróćmy teraz do owej spółki, która podjęła się jego implementacji. Po trzech miesiącach spytałem wspólników o wyniki podjętych działań. Odpowiedź była taka: „nie działa!”. Okazało się, że przez trzy miesiące działania owej skrzynki na wnioski, znalazła się w niej tylko jedna propozycja optymalizacji zgłoszona przez pracownika, o mniej więcej takiej treści: „Dobrze byłoby, gdyby pracownicy dostawali vouchery do SPA” 🙂 W tej sytuacji, żeby nie urazić Klientów musiałem zgodzić z ich stanowiskiem, lekko uśmiechając się pod nosem: „Racja! Ewidentnie nie działa!”. 🙂

Dla porównania – w przedsiębiorstwie o zbliżonej strukturze organizacyjnej i poziomie zatrudnienia, gdzie specjaliści Kancelarii Derek & Flak wprowadzali Kaizen, uzyskaliśmy w takim samym okresie czasu ponad 70 wniosków optymalizacyjnych, z których znaczna część została nawet w tym czasie zrealizowana, bowiem wymagały praktycznie zerowego nakładu finansowego i czasowego dla ich wprowadzenia w życie (przy czym osiągnięte miesięczne oszczędności opiewały po tym czasie na sumę kilku tysięcy złotych).

Powyższy przykład pokazuje, że nie wystarczy mieć pojęcie, jakie są założenia teoretyczne działań, trzeba wiedzieć jak tą teorię przełożyć na praktykę. Nadal nie wierzysz, że tak właśnie jest? Potrzebujesz dodatkowego przykładu? Proszę bardzo! 🙂

Zauważyłeś już zapewne portret „jeża” na początku tego tekstu. Historia tego obrazu jest niezwykła. Przedstawione malowidło znajdowało się na ścianie kościoła Santuario de Misericordia w hiszpańskiej miejscowości Borja. Choć ciężko w to uwierzyć, to nie jest to dzieło sztuki nowoczesnej, lecz fresk z XIX w. malarza Eliasa García Martíneza, zatytułowany: „Ecce Homo” (Oto człowiek).

W 2012 r. miejscowe centrum sztuki starało się o rządową dotację na jego renowację, bowiem był on mocno już nadgryziony zębem czasu i wyglądał tak.

Porównanie - polskatimes.pl

Wreszcie udało się uzyskać rządowe wsparcie dzięki któremu malowidło miało wrócić do dawnej świetności. Gdy jednak przedstawiciele centrum sztuki udali się, aby ostatecznie ocenić zakres prac, koniecznych dla odrestaurowania dzieła, zastali tam wskazany powyżej portret „jeża” 🙂 Informacja o profanacji błyskawicznie pojawiła się w mediach. Gazety używały dla opisu sytuacji nawet prześmiewczego określenia: „Ecce Mono” (oto małpa), a w Polsce: „jeżus”.

Wszczęto dochodzenie, które wkrótce wykazało, że „odrestaurowaniem” fresku – zamiast profesjonalnego konserwatora zabytków – zajęła się mieszkająca niedaleko kościoła 80-cio letnia staruszka, która chciała przywrócić działu dawny blask. Wiedziała mniej więcej tyle, że aby przywrócić malowidło do pierwotnego stanu trzeba: a) moczyć pędzel w farbie i b) mazać pędzlem po ścianie. Myślała, że to wystarczy…. 🙂

Choć niektórzy mogą uśmiechnąć się czytając o tej sytuacji, to sędziwa autorka nie miała powodów do śmiechu. Za swój wybryk stanęła bowiem przed sądem. Pozytywnym „skutkiem ubocznym” jej działalności twórczej jest to, że „malowidło” oglądane jest obecnie przez 40 tyś. turystów rocznie. Dzięki temu wspomagane są instytucje charytatywne (z zysków uzyskanych ze sprzedaży turystom biletów do kościoła) i będzie tak pewnie jeszcze długo, bowiem specjaliści orzekli, że fresku nie można już przywrócić do stanu pierwotnego.

kościół - tripadvisor.com

Mając w pamięci powyższy przykład, jeśli będziesz chciał optymalizować działalność swojego przedsiębiorstwa, a nie będziesz miał pewności, czy masz dostateczną wiedzę i doświadczenie… najlepiej skorzystaj z pomocy specjalisty od optymalizacji działalności firm 🙂

Czy za którąś z masek stoisz Ty?

Dzisiaj będzie coś dla fanów motoryzacji  i celebrytów, a dokładniej parę słów o regulaminie użytkowania samochodu służbowego 🙂 Brzmi dziwacznie i takie jest zamierzenie, więc zacznijmy od początku.

Mówi się, że celebryci to mają klawe życie. Ciągłe rauty, bankiety i melanże, a do tego pieniądze i przychylne spojrzenia ze strony przedstawicielek/cieli płci przeciwnej. 🙂 Ale nie jest tak do końca. Weźmy na przykład takiego Johna Malkovicha. Jeśli widziałeś kiedyś film: „Być jak John Malkovich”, to dobrze wiesz, że na piętrze nr 7 i pół pewnego wieżowca, w biurze, za szafą na segregatory znajduje się tajne przejście do głowy tego aktora. A, kto chciałby żeby po odsunięciu szafy byle pętak wchodził mu do głowy kiedy tylko zechce i podglądał jego życie?

A teraz pomyśl, że w twoim biurze, za szafą również znajduje się takie przejście, tylko że tym razem nie prowadzi ono do świadomości żadnego celebryty, tylko do głowy Twojego pracownika i to w chwili gdy przemierza nasz piękny kraj służbowym samochodem. Jaki obraz ukazałby się Twoim oczom po odsunięciu szafy, gdybyś mógł spojrzeć na świat oczami tego pracownika i usłyszeć jego myśli?

Może taki:

„W radiu leci świetny rockowy kawałek, więc podkręcam radio na full. Coś tłucze się w silniku od tygodnia, więc przynajmniej nie będą mnie te zgrzyty tak kłuły w ucho. Poziom charkotu wydobywającego się spod maski osiąga już chyba swoje maksimum i jeśli będę miał odrobinę szczęścia to awaria rozłoży samochód jutro… hehe… gdy będzie nim jeździł Roman z działu zakupów. Dobrze, że nie zgłosiłem tej usterki szefowi! Jeszcze zarzuciłby mi, że to moja wina, bo nie szanuję samochodu… co oczywiście jest prawdą… a tak Romanowi się oberwie. I dobrze, bo wyjada wszystkie firmowe cukierki z szafki w kuchni… a szczególnie te anyżkowe, za którymi najbardziej przepadam. 🙂

Uruchomiłem klimatyzację typu korbotronik i przez otwarte okno wiatr mile rozwiewa mi włosy na łokciu i przedramieniu. Wiejska droga jest pełna dziur i wybojów, dlatego profilaktycznie dodatkowo przyspieszam, żeby skacząc po grzbietach asfaltowych muld mniej odczuwać wibracje i uderzenia nawierzchni w zawieszenie… lub może na odwrót. Przede mną pojawia się ostry zakręt! Czerwono biały znak sygnalizujący niebezpieczeństwo zbliża w ogromnym tempie. Pilot w mojej głowie, którego nie powstydził by się Sebastian Loeb, bezbłędnie podpowiada: piątka w lewo 130, tnij przez szczyt. Robię lekkie dohamowanie na dojeździe i biorę wiraż na skraju utraty przyczepności. Piszczą opony, których bieżnik jest już tylko mglistym wspomnieniem….. No co poradzę na to, że uwielbiam zapach palonej gumy o poranku!”. 🙂

I w tym miejscu zlany zimnym potem wychodzisz z otworu za szafą 🙂 Co sobie pomyślisz? Pewnie wiedząc już co dzieje się z autami firmowymi dojdziesz do wniosku, że już czas, aby w przejrzyste ramy ująć to,  w jaki sposób pojazdy w mojej firmie mają być użytkowane. W szczególności, jak mają być zgłaszane usterki, w jaki sposób pojazd powinien być zdawany lub pobierany, tak aby wiadome było kto odpowiada za taki, a nie inny jego stan.

To wszystko (i wiele innych kwestii) powinno znaleźć się w regulaminie użytkowania samochodu służbowego, po to by samochód nie przypominał kupy złomu po roku lub dwóch korzystania z niego w firmie. Przede wszystkim zaś żeby pracownicy wiedzieli jakie są zasady dbania o służbowe mienie i mieli świadomość istnienia jasno określonych obowiązków, jakie wiążą się z jego używaniem.

Regulamin taki to także odpowiedni instrument dbania o wizerunek firmy. Pamiętaj, że brudny samochód nie najlepiej świadczy o porządku w przedsiębiorstwie… a poza tym mniej widoczne są napisy reklamowe na samochodzie, a po to w końcu zostały tam umieszczone żeby bez przeszkód je podziwiać. 🙂

Dobrze napisany regulamin użytkowania samochodu służbowego obejmuje bardzo szeroki zakres nieprzewidzianych sytuacji, które mogą negatywnie zaskoczyć pracodawcę w związku z oddaniem pracownikowi (w rozumieniu także tych osób, które „zatrudnione są” na podstawie umów cywilnoprawnych, w tym także w ramach tzw. samozatrudnienia) do dyspozycji firmowych czterech kółek.

Można tu przytoczyć tytułem skromnego przykładu  następujące sytuacje, w których powinien on ochraniać interes pracodawcy:

– możliwość dochodzenia roszczeń odszkodowawczych w wypadku odmowy przez ubezpieczyciela wypłaty odszkodowania za skradziony pojazd z powodu jego złego zabezpieczenia przez pracownika, lub pozostawienia przez niego w samochodzie dokumentów lub kluczyków,

– ustalanie zakresu możliwego użytkowania samochodu do celów nie związanych bezpośrednio z czynnościami zawodowymi pracownika,

– ustalanie możliwości prowadzenia zdalnego monitoringu sposobu korzystania z pojazdu (przez GPS),

– ustalanie zakresu szkód powstałych w pojeździe oraz osób odpowiedzialnych za ich pokrycie.

Szczególnego znaczenia regulamin użytkowania samochodu służbowego nabiera względem osób korzystających z tzw. niepracowniczych form zatrudnienia (umowy cywilnoprawne oraz tzw. samozatrudnienie). O ile bowiem względem pracowników przepisy prawa pracy formułują ogólne zasady odpowiedzialności za mienie powierzone im przez pracodawcę oraz obowiązek stosownej dbałości o jego stan, o tyle względem osób nie zatrudnionych na podstawie umowy o pracę brak jest takich jednoznacznych uregulowań (zastosowanie mają ogólne przepisy prawa cywilnego).

Kończąc ten wpis chciałem powiedzieć Ci także, że w opisanym dziś regulaminie obowiązkowo zakazane powinno być także używanie w pojeździe słów takich jak: „śmiało” i „ogień” 🙂 Stwórz i wprowadź więc w swoim przedsiębiorstwie regulamin użytkowania samochodu służbowego, zanim w jego kabinie zasiądzie duet taki jak na tym filmie 🙂

Czy lato to najlepszy czas na przekształcenie w spółkę komandytową?

Łukasz Flak        27 czerwca 2016        Komentarze (0)

Lato latem, a firma sama się nie przekształci w spółkę komandytowąPrzekształcenie w spółkę komandytową nie spędza snu z powiek większości przedsiębiorców, a na pewno nie tych, którzy prowadzą już biznes w takiej właśnie formie prawnej 🙂 Oni bowiem mogą spać spokojnie, mając świadomość wszystkich zalet zastosowania w praktyce konstrukcji spółki komandytowej, a w szczególności ograniczenia ich odpowiedzialności za zobowiązania spółki jedynie do wysokości tzw. sumy komandytowej (np. do 1.000 złotych).

Polecam i Tobie zastanowienie się nad minimalizacją ryzyka płynącego osobiście dla Ciebie z prowadzonej działalności gospodarczej, takim właśnie sposobem.

Aby lepiej uzmysłowić sobie, jak ważne jest tego rodzaju ograniczenie ryzyka gospodarczego pomyśl przez chwilę o takim przekształceniu, jako o szczepionce chroniącej Cię przed skutkami wielu bardzo poważnych chorób. W Twojej firmie chorobą taką może być np. duża „wpadka biznesowa”, albo niekorzystna decyzja organu podatkowego, skutkująca niewypłacalnością Twojej firmy.

Miej też na względzie, że już po jednokrotnym sczepieniu (przekształceniu w spółkę komandytową) uzyskujesz pełną i utrzymującą się stale odporność na wypadek zajścia takich zdarzeń.

Możesz oczywiście nie szczepić się w ogóle (czyli biznesu nie przekształcać w spółkę komandytową), licząc na to, że jesteś genetycznie odporny na większość chorób, którym szczepionka zapobiega. Niestety, jeśli w biznesie zasada doboru naturalnego także ma zastosowanie (a ja skłaniam się ku takiemu zapatrywaniu), to jest duże prawdopodobieństwo, że boleśnie zweryfikuje ona Twoje założenie. 🙂

Możesz również unikać zachorowania, ograniczając wszelkie kontakty z innymi, które mogłyby się wiązać z takim ryzykiem (czyli inaczej mówiąc odmawiać wchodzenia w kontakty gospodarcze w sytuacjach, w których pojawia się jakiekolwiek cień zagrożenia dla Twojej firmy – czyli właściwie zawsze 🙂 ). Tylko czy takie działanie będzie służyło Twojej firmie i jej rozwojowi?

A co się stanie, jeśli zdecydujesz się udać na wyjazd na czarny ląd, gdzie ryzyko zachorowania na tropikalne choroby jest znacznie większe, a skutki choroby znacznie boleśniejsze (czytaj. weźmiesz duży kredyt, rozpoczniesz dużą inwestycję budowlaną lub będziesz ubiegał się o dotację)? Czy wtedy również postawisz wszystko na jedną kartę i machniesz ręką na szczepienie przed tropikalnym pomorem, który powalił już niejedną firmę?

Zastanów się także nad kosztami leczenia choroby (tj. kosztami procesów sądowych, odwołań od decyzji, „ratowania” majątku firmy i Twojego spod egzekucji) i czasu, który na to stracisz. Czy warto ponieść takie koszty? A co się stanie, jeśli pomimo leczenia nigdy nie wrócisz już do pełnej sprawności (czytaj: ze względu na stan Twojego zadłużenia będziesz musiał zniknąć z tzw. oficjalnego obiegu)?

Myślę że odpowiedź na powyższe pytania skłoni Cię do refleksji nad możliwością przekształcenia w spółkę komandytową Twojej firmy. Pamiętaj jednak, aby okres czasu, w którym podejmować będziesz decyzję w tym przedmiocie nie był zbyt długi, bo szczepienie będzie skuteczne tylko wówczas, jeśli zostanie dokonane jeszcze zanim podejmiesz kontakty, związane z wystąpieniem znacznego ryzyka gospodarczego.

Za zapłatę podatków i innych należności, które powstały przed datą przekształcenia w spółkę komandytową będziesz odpowiadał w dalszym ciągu na takich samych zasadach jak dotychczas. Jeśli więc na przykład prowadzisz firmę w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, Twoja odpowiedzialność osobista za takie zobowiązanie będzie niczym nieograniczona (to samo tyczy się np. Twojej odpowiedzialności, jako wspólnika spółki jawnej, przy uwzględnieniu zasady tzw. subsydiarności takiej odpowiedzialności).

Ale czy gorący letni okres jest dobry na to, żeby rozpocząć procedurę przekształcenia w spółkę komandytową? Hmmmm….Tak! Jest świetny, tak samo jak każdy inny! 🙂 Byle tylko czynności związane z przekształceniem w spółkę komandytową były podjęte dostatecznie szybko, tak aby cały proces zakończyć przed rozpoczęciem ryzykownych działań gospodarczych, tj. np. przed podpisaniem umowy kredytowej, umowy o dotację, czy podpisaniem tzw. „kontraktu życia” (który z moich obserwacji, nie rzadko jest pierwszym i ostatnim gwoździem do trumny, nawet dobrze prosperujących biznesów).

Cała procedura przekształcenia wraz z dodatkowymi czynnościami „przygotowawczymi” (np. sprzedaż części majątku firmowego do podmiotu powiązanego w ramach jednoosobowej struktury holdingowej) może zająć nawet parę miesięcy, więc warto o takich działaniach pomyśleć z pewnym wyprzedzeniem.

Dla przestrogi przed zbytnim odciąganiem w czasie takich działań wskazuję na przykład klientów Kancelarii (wspólników spółki jawnej) , którzy w ubiegłym roku przez parę miesięcy nie mogli zdecydować się na dokonanie przekształcenia i zwlekali z podjęciem takich czynności. Niestety skutkowało tym, że nie zdążyli przekształcić biznesu w spółkę komandytową do czasu podpisania wieloletnich kontraktów, (których niewykonanie skutkować może dla nich bardzo dotkliwymi, negatywnymi skutkami finansowymi). Odpowiadają oni więc nadal za realizację tych kontraktów bez ograniczeń, a ich sen jest zapewne trochę mniej spokojny z tego powodu.

Kończąc ten wpis – w sekrecie – podpowiem Ci, że przekształcenie w spółkę komandytową można połączyć także z innymi zabiegami zwiększającymi ochronę majątku osobistego wspólnika (-ów), tworząc strukturę nazwaną przeze mnie w blogu: jednoosobową strukturą holdingową, o czym przeczytasz tutaj.

Czy to Ty na polu?Jest taka teoria, która mówi o zakresie postrzegania przez człowieka otaczającej go rzeczywistości. To teoria pola (nie mylić z fizyczną kwantową teorią pola 🙂 ). Twierdzi ona mniej więcej tyle, że człowiek nigdy nie będzie miał pełnego obrazu pola, kiedy stanie na jego środku. Zawsze zwrócony jest w którąś stronę i obejmie wzrokiem najwyżej jego połowę. Jeśli więc chce zobaczyć całość, to nie ma innego wyjścia – musi stanąć na miedzy (niezależnie od tego czy wymierzona była z dokładnością do trzech palcy, czy też nie 🙂 ).

Piszę o tym dlatego, że prowadząc kancelarię, często zapominam o takiej właśnie chwili refleksji i przyjrzeniu się działaniom własnym, współpracowników, oraz klientów z pewnej perspektywy. Skupiając się na bieżących zadaniach nie mam po prostu czasu, aby złapać odpowiedni dystans do siebie i stawianych przede mną w życiu zawodowym zagadnień. Na pewno również Ty prowadząc przedsiębiorstwo masz podobne odczucia.

Okazją do takiego właśnie, odmiennego spojrzenia na własne działania, są wszelkiego rodzaju konferencje, które pozwalają także na pogłębienie wiedzy oraz nawiązanie nowych znajomości.

W ubiegłym tygodniu miałem niebywałe szczęście, bowiem deptałem miedzę aż dwukrotnie i to w tak wydawałoby się mało rolniczym miejscu, jak centrum Warszawy. Chciałem opowiedzieć Ci w paru słowach o tych dwóch wydarzeniach, choć nie będzie to pełne sprawozdanie, a jedynie krótkie wskazanie najciekawszych idei na nich przestawianych.

Zaczęło się sobotę (a właściwie to już w piątek wieczorem 🙂 ) na web.lex Meeting, zorganizowanym przez Rafała Chmielewskiego (guru marketingu prawniczego). Jest to impreza cykliczna, na której miałem przyjemność być po raz pierwszy, ale wiem już, że będę na nią wracał także w przyszłości.

 web.lex Meeting – fot. Ireneusz Kowal, FotoZoomGo

„Głównym daniem” w ramach Meeting-u było szkolenie zorganizowane w hotelu Intercontinental, którego tematem przewodnim było zarządzanie zespołem w przedsiębiorstwie. Szkolenie poprowadził w świetnym stylu Paweł Królak z Corazlepszafirma.pl.

Jak się jednak okazało w jego toku w znacznym zakresie dotyczyło ono nie tylko zasad prawidłowego zarządzania zespołem, ale także implementacji metod optymalizacji działania firmy. Choć w trakcie szkolenia ten termin nie pojawił się ani razu, to prelegent wielokrotnie odwoływał się do dobrze znanych mi narzędzi Lean managment, dlatego czułem się jak na „własnych śmieciach”. 🙂

 web.lex Meeting – fot. Ireneusz Kowal, FotoZoomGo

Z ciekawostek, które pojawiły się w ramach szkolenia na szczególną uwagę zasługiwała natomiast kwestia analizy skuteczności motywowania pracowników przez pieniądze. Czy wiesz, na przykład, że prowadzone obecnie badania wskazują, że systemy prowizyjne obowiązujące w większości polskich (i nie tylko polskich) przedsiębiorstw znacząco demotywują (!) pracowników? Dodatkową korzyścią dla konkurencji z ich stosowania jest także znaczne pogorszenie jakości wykonywanej przez nich pracy.

W tym kontekście przedstawiona została koncepcja zbudowania w firmie bardzo wydajnego zespołu pracowniczego, z całkowitym wyeliminowaniem prowizji (także w działach, wydawałoby się tak mocno związanych z takim sposobem wynagradzania, jak dział sprzedaży!). Rozwiązania tego rodzaju są już z powodzeniem stosowane, co zostało udokumentowane licznymi przykładami. Warto się więc zastanowić nad ich wprowadzeniem w firmie, bowiem umiejętne wykorzystanie tej koncepcji przy tworzeniu regulaminów wynagradzania w przedsiębiorstwie pomoże rozwinąć skrzydła zarówno firmie, jak i jej pracownikom.

 

We wtorek uczestniczyłem natomiast wraz z zespołem Kancelarii Derek/Flak w konferencji dotyczącej optymalizacji działalności w szpitalach i placówkach medycznych – „Lean w medycynie” (strona konferencji: www.leanhealth.pl). Przedstawiciele naszej Kancelarii w toku konferencji służyli uczestnikom także konsultacją w zakresie optymalizacji księgowej, optymalizacji podatkowej i prawnej działania zakładów medycznych. W konferencji brali udział także specjaliści naszej Kancelarii z dziedziny Lean management.

Konferencja odbyła się w nowoczesnym centrum konferencyjnym Adgar Plaza. W jej toku, oprócz wystąpień świetnych prelegentów oraz bardzo rozwijających warsztatów Lean management, na szczególną uwagę zasługiwało końcowe, inspirujące wystąpienie Marka Forkuna.

  Lean w medycynie - fot. Jakub Kocjan

Mark jest osobą, która na optymalizacji procesów w przedsiębiorstwach zjadła zęby. Pochwalił się on wynikami, jakie osiągnięte zostały stosując odpowiednie narzędzia optymalizacyjne w szpitalach. A wyniki te są bardzo pouczające. Oto zmiana zarejestrowana po przeprowadzeniu projektu w ramach którego zastosowano metody optymalizacyjne:

– pielęgniarki VMMC spędzają 95% czasu z pacjentami w porównaniu z 35% w przeciętnym szpitalu,

– czas otrzymywania wyników z laboratorium skrócił się o 85%,

– koszty z tytułu odpowiedzialności zawodowej spadły o 48,9%,

– zaległości w zapłacie należności dłuższe niż 90 dni spadły o 74%,

– zmiany w klinice chorób kręgosłupa: powierzchnia zmniejszyła się o 78%, zatrudnienie o 28%, a dochód wzrósł o 56%,

– koszty dostaw materiałów medycznych zmniejszyły się o 1 milion dolarów rocznie.

 

Cóż… robi to wrażenie! Nic dziwnego, że Mark w swym wystąpieniu wskazywał, że optymalizowanie działalności szpitali powinno być nakazane ustawowo (!), a lekarzy którzy nie stosują metod optymalizacyjnych powinno wsadzać się do więzienia. 

Przecież każdy dodatkowy błąd lekarski, występujące zakażenie, czy konieczność oczekiwania na miejsce w szpitalu, to jakiś ludzki dramat. Czasami kończący się on nawet niepotrzebną śmiercią pacjenta… której można byłoby uniknąć stosując metody Lean management.

I na tym chciałbym skończyć to krótkie podsumowanie zeszłotygodniowych konferencji.

 

A wracając do pytania postawionego w tytule wpisu – dlaczego strach na wróble stoi na środku pola?

Odpowiedź jest prosta: bo może! 🙂 Nie musi bowiem objąć całego pola oczami namalowanymi flamastrem na szmacianej głowie. Wystarczy, że jest dobrze widoczny z jego całej powierzchni.

A czy Ty możesz sobie pozwolić na to by nie mieć obrazu całości swego przedsiębiorstwa i trwać w nim jak strach na wróble?

Myślę że odpowiesz sobie na to pytanie przecząco. Dlatego zachęcam Cię gorąco, abyś miał lepszy ogląd sytuacji w firmie i rozwijał się, przynajmniej od czasu do czasu biorąc udział w jakiejś wartościowej konferencji branżowej… a jeszcze lepiej poświęconej optymalizowaniu działalności firm 🙂

OtwieraczOstatnio postanowiłem rozpocząć cykl wpisów o tym, w jaki sposób zbudować w przedsiębiorstwie wewnętrzne ramy organizacyjne, w których poruszać mogliby się pracownicy, tak aby firma działała sprawnie. Dzisiaj więc klasyczny „otwieracz” 🙂

Przy okazji, ze względu na zbliżający się sezon urlopowy, chciałem także zaprosić Cię do pewnej miejscowości w słonecznej Italii, a potem na dziki zachód …. ale o tym za chwilę.

No to najpierw obowiązek i rozpoczęcie cyklu wpisów o regulaminach i procedurach, a potem dopiero wojaże. 🙂

Zgodzisz się zapewne, że niejasno ustalone reguły sprzyjają powstawaniu sytuacji, w których jednostki wchodzące wzajemnie w interakcję rozmijają się ze swymi oczekiwaniami odnośnie efektów działań swoich lub innych osób. Nie inaczej jest w przedsiębiorstwie, także w Twoim.

Zapewne przyznasz także, że pracownicy powinni być informowani w sposób przejrzysty co do stawianych im przez pracodawcę wymagań. Te same wymagania powinny być również podstawą rozliczania ich z wykonanych zadań.

Oczywiście pewne minimum praw i obowiązków obu stron stosunku pracy wskazują przepisy prawa pracy (w szczególności zaś kodeksu pracy) oraz treść umowy o pracę. Jest to jednak absolutne minimum regulacji i zwykle nijak ma się ona do specyfiki struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa, czy innych czynników wpływających na to w jaki sposób firma działa.

Ważne jest zatem zadbanie o to aby wypracować i wdrożyć w przedsiębiorstwie stosowne regulacje w postaci np. regulaminów pracy, czy regulaminów wynagradzania. Oprócz regulaminów dotyczących kwestii związanych w sposób bezpośredni ze sferą prawną stosunku pracy warto opracować i spisać także inne wewnętrzne reguły postępowania, w postaci odpowiednich procedur, np. procedur obsługi klienta, procedur obsługi systemów informatycznych, urządzeń, korzystania z pojazdów służbowych itp.

A po co tyle wysiłku wkładać w spisanie reguł, które i tak wbijasz codziennie swoim pracownikom do głów? Właściwie to rzeczywiście nie ma to sensu… no chyba, że chciałbyś na przykład, aby pracownicy nie upominali się niezasadnie o podwyżkę, tylko z tego powodu, że ostatnimi czasy dostał ją inny pracownik? … albo chciałbyś żeby podnosili swoją wiedzę i umiejętności bez jakichkolwiek nacisków z Twojej strony? … albo chciałbyś ograniczyć błędy w firmie i podnieść jakość obsługi klienta?… albo chciałbyś, żeby im też się chciało chcieć, tak jak Tobie! 🙂

Można by tak długo, bowiem temu wszystkiemu, i wielu innym celom korzystnym z punktu widzenia przedsiębiorstwa jako całości, służą właśnie opracowane odpowiednio do potrzeb Twojej firmy  procedury postępowania oraz regulaminy pracownicze. Zastanów się teraz przez chwilę – masz już takie w Twoim przedsiębiorstwie?

Oczywiście umiejętne sporządzenie i zastosowanie takich procedur czy regulaminów w firmie nie ogranicza się jedynie do przeniesienia na papier nocnych wymysłów pracodawcy. 🙂 Często ich opracowanie i wprowadzenie – tak aby naprawdę spełniały swoją rolę – musi być wynikiem wytężonego wysiłku pracowników, kierownictwa, a także prawników i specjalistów od tzw. szczupłego zarządzania (Lean management).

Ci ostatni nie zawahają się założyć pracownikom krokomierzy, zmierzyć stoperem czasu wykonywania czynności, obserwować godzinami procesy w firmie, dokonać wywiadów z załogą itp., zanim dadzą prawnikom materiał umożliwiający stworzenie regulaminów pracowniczych i procedur, które będą naprawdę skutecznie działać w Twojej firmie.

 

O moich doświadczeniach w tym zakresie, jak i tworzenia takich skutecznych rozwiązań przeczytasz już niebawem na moim blogu.

 

Teraz jednak chciałem zaznaczyć jeszcze jedno zagadnienie związane z regulacjami wewnętrznymi w firmie, a mianowicie z problemem kontroli ich przestrzegania. Jest to równie ważne, jak samo sporządzenie i wprowadzenie w życie takich regulacji. Nie będę się dzisiaj zbytnio nad tym rozwodził. Pokaże Ci na razie jedynie do czego prowadzi brak kontroli nad przestrzeganiem reguł.

Jest takie małe miasteczko we Włoszech, a zwie się ono Morsano. Wszyscy się tam znają, bo ludzie żyją tam rodzinami od pokoleń, a mieścina liczy sobie ledwo 3 tysiące mieszkańców. Ot kolejna Włoska miejscowość, nie do odróżnienia od innych. Czy aby na pewno kolejna taka sama mieścina? Nie koniecznie.

włoskie miasto

Coś ją wyróżnia spośród innych. Ano, ostatnio jedyny miejscowy stróż prawa przeszedł na emeryturę.

Jeśli uważasz więc, że przepisy ruchu drogowego w Polce zbytnio Cię ograniczają zapraszam do Morsano. Spokojnie możesz rozwinąć tam swoim samochodem prędkość naddźwiękową w terenie zabudowanym, a nikt się tym nie przejmie (przynajmniej z formalnego punktu widzenia 🙂 )

Nie ma miejsca pod marketem w niedzielne przedpołudnie? Nie krępuj się! Jak najszybciej zajmuj miejsce dla osób niepełnosprawnych, nawet jeśli biegasz maratony. Przecież ktoś może Cię ubiec! Możesz nawet zaparkować samochód na ulicy w taki sposób, że goście pobliskiej restauracji nie będą mieli jak z niej wyjść… Możesz tam być takim właśnie huncwotem. 🙂 A to wszystko zupełnie bezkarnie!

Powiesz że to brednie. Nikt o zdrowych zmysłach tak się nie zachowuje! Niestety są to przykłady z życia wzięte (może oprócz tej ponaddźwiękowej prędkości 🙂 ), pokazujące do czego prowadzi stanowienie reguł bez kontroli ich przestrzegania. Ludzie czynią tam nawzajem swoje życie nieznośnym, pomimo tego, że od pokoleń świetnie się znają.

Ale dlaczego? Przepisy prawa i reguły współżycia społecznego nie zniknęły przecież w chwili gdy szeryf miasteczka wszedł do budynku tamtejszego ZUS-u po odbiór pierwszej emerytury. A jednak ludzie, choć dla swego własnego dobra (i bezpieczeństwa) powinni ich przestrzegać nie robią tego, bo mają poczucie, że te regulacje bez kontroli państwa już nie obowiązują. Jest nawet mądre słowo na taki stan – anomia!

Dlatego właśnie oprócz samych procedur i regulaminów, trzeba także mieć w przedsiębiorstwie procedurę przestrzegania procedur 🙂 Ale o tym wszystkim także już niebawem.

A tymczasem, jeśli chciałbyś dowiedzieć się jak by to było, gdyby dla odmiany – tj. inaczej niż w Morsano – w Twojej miejscowości na każdego mieszkańca przypadał jeden stróż prawa, wybierz się w swej wyobraźni na dziki zachód i zerknij tutaj 🙂