Choć każdy może na własną rękę doskonalić procesy we własnym przedsiębiorstwie, postanowiłem napisać dzisiaj parę słów o tym dlaczego warto skorzystać w tym zakresie z pomocy specjalisty. Inspiracji do niniejszego tekstu dostarczyły mi między innymi opowieści ekspertów kancelarii Derek & Flak, którzy wysyłani na pierwszą linię frontu (czyli do przedsiębiorstw Klientów 🙂 ) często stykają się z przykładami nieprawidłowej optymalizacji prowadzonej w firmach i opowiadają o swoich doświadczeniach na naszych kancelaryjnych zebraniach.
Niezależnie od tego, czy jest to specjalista zajmujący się 
prawem, podatkami, księgowością, analizą finansową, czy lean management – jedno jest niezmienne. Wszyscy co jakiś czas wskazują, że proponując klientom pewne rozwiązania słyszą: „u nas to już było wprowadzanie i nie działa”, „była już taki dyrektor i próbował nam to i tamto poprawić, ale nie dało rady”, albo „to dobre dla dużego zakładu, a my jesteśmy małą firmą i dlatego u nas to nie działa”. Nie działa, nie działa i nie zadziała…… 🙂
Takie nastawienie zamyka oczywiście wszelką drogę do optymalizowania działalności firmy metodą, która nie dała rezultatów. Kiedy jednak przyjrzeliśmy się w Kancelarii przyczynom takiego stanu rzeczy i próbowaliśmy dojść powodów takiego nastawienia Klientów, okazało się, że jest nim zwykle nieprawidłowa implementacja prawidłowo dobranych metod. Często okazywało się, na przykład, że działaniami optymalizacyjnymi zajmowały się osoby odgórnie do tego wyznaczone (bez wewnętrznego przekonania), a bardzo często także bez odpowiedniej wiedzy i doświadczenia.
Efekt: nie dość, że przez brak wiedzy i umiejętności nie mogły one w sposób prawidłowy przeprowadzić procesu optymalizacji, to jeszcze swoimi niewłaściwymi działaniami utwierdziły kadrę zarządzającą firmą w przekonaniu, że dana metoda nie działa. Oczywiście przyczyna tego stanu rzeczy pozostaje zwykle niezauważona. W momencie porażki we wprowadzaniu optymalizacji zaczyna się natomiast nerwowe poszukiwanie powodów niepowodzenia. Rzadko jednak przyczyna klęski diagnozowana jest prawidłowo.
Bardzo wyraźną tendencją jest natomiast, że jeśli projekt optymalizacyjny prowadziła osoba zatrudniona w strukturze firmy (a nie konsultant z firmy zewnętrznej), to ten „wyszukany” powód porażki jest zwykle taki, który pozwoli zachować twarz osobom odpowiedzialnym za prowadzenie projektu optymalizacyjnego. Stąd właśnie zazwyczaj pojawiają się odniesienia do: „za małej firmy”, „za małych obrotów”, albo zdania typu: „to działa tylko w sprzedaży, ale nie w usługach” itp. 🙂
Z własnego doświadczenia mogę podać przykład, gdy w ramach działań optymalizacji prawnej wspomniałem Klientom o jednym z narzędzi Lean management, a dokładniej o metodzie zwanej z japońskiego: Kaizen. Władze spółki zainteresowały się tym tematem i postanowiły wprowadzić Kaizen we własnym zakresie. O efektach za chwilkę, a teraz krótkie wyjaśnienie czym jest Kaizen.
W wielkim uproszczeniu Kaizen to ciągłe doskonalenie, wdrażane cały czas, wszędzie i przez wszystkich pracowników. Obrazowo mówiąc jest to oliwienie każdego, nawet najmniejszego trybu w maszynie przedsiębiorstwa. Jednym z narzędzi takiego doskonalenia są wnioski optymalizacyjne, składane przez pracowników każdego szczebla.
Każdy pracownik ma w swoim stanowisku pracy coś, co może nieco udoskonalić (a poza tym pracownik na swoim stanowisku pracy widzi także to, czego nigdy nie będzie w stanie zauważyć kadra zarządzająca). Suma zaś takich udoskonaleń wprowadzana przez wszystkich pracowników może skutkować olbrzymimi oszczędnościami, skokiem jakości produkcji lub świadczonych usług. To wszystko docelowo zapewne przełoży się na przewagę konkurencyjną firmy na ryku i jej sukces finansowy.
Żeby jednak każdy w firmie nie robił tego, co wydaje mu się słuszne z jego punktu widzenia, konieczne jest aby ktoś koordynował działania i decydował, które propozycje optymalizacji wprowadzać w życie, a które nie. Inaczej powstałby kompletny chaos. 🙂
Dlatego właśnie zwykle stosuje się prostą metodę zapobiegającą takiemu stanowi rzeczy. Wnioski z propozycjami udoskonaleń zbiera się w skrzynce zawieszonej w ogólnodostępnym miejscu, do której każdy z pracowników może wrzucić swoją propozycję. Wnioski oceniane są przez koordynatora lub osoby zarządzające firmą, a wybrane kierowane do realizacji.
Jak widzisz, w opisie narzędzie to wydaje się bardzo proste. Wróćmy teraz do owej spółki, która podjęła się jego implementacji. Po trzech miesiącach spytałem wspólników o wyniki podjętych działań. Odpowiedź była taka: „nie działa!”. Okazało się, że przez trzy miesiące działania owej skrzynki na wnioski, znalazła się w niej tylko jedna propozycja optymalizacji zgłoszona przez pracownika, o mniej więcej takiej treści: „Dobrze byłoby, gdyby pracownicy dostawali vouchery do SPA” 🙂 W tej sytuacji, żeby nie urazić Klientów musiałem zgodzić z ich stanowiskiem, lekko uśmiechając się pod nosem: „Racja! Ewidentnie nie działa!”. 🙂
Dla porównania – w przedsiębiorstwie o zbliżonej strukturze organizacyjnej i poziomie zatrudnienia, gdzie specjaliści Kancelarii Derek & Flak wprowadzali Kaizen, uzyskaliśmy w takim samym okresie czasu ponad 70 wniosków optymalizacyjnych, z których znaczna część została nawet w tym czasie zrealizowana, bowiem wymagały praktycznie zerowego nakładu finansowego i czasowego dla ich wprowadzenia w życie (przy czym osiągnięte miesięczne oszczędności opiewały po tym czasie na sumę kilku tysięcy złotych).
Powyższy przykład pokazuje, że nie wystarczy mieć pojęcie, jakie są założenia teoretyczne działań, trzeba wiedzieć jak tą teorię przełożyć na praktykę. Nadal nie wierzysz, że tak właśnie jest? Potrzebujesz dodatkowego przykładu? Proszę bardzo! 🙂
Zauważyłeś już zapewne portret „jeża” na początku tego tekstu. Historia tego obrazu jest niezwykła. Przedstawione malowidło znajdowało się na ścianie kościoła Santuario de Misericordia w hiszpańskiej miejscowości Borja. Choć ciężko w to uwierzyć, to nie jest to dzieło sztuki nowoczesnej, lecz fresk z XIX w. malarza Eliasa García Martíneza, zatytułowany: „Ecce Homo” (Oto człowiek).
W 2012 r. miejscowe centrum sztuki starało się o rządową dotację na jego renowację, bowiem był on mocno już nadgryziony zębem czasu i wyglądał tak.
Wreszcie udało się uzyskać rządowe wsparcie dzięki któremu malowidło miało wrócić do dawnej świetności. Gdy jednak przedstawiciele centrum sztuki udali się, aby ostatecznie ocenić zakres prac, koniecznych dla odrestaurowania dzieła, zastali tam wskazany powyżej portret „jeża” 🙂 Informacja o profanacji błyskawicznie pojawiła się w mediach. Gazety używały dla opisu sytuacji nawet prześmiewczego określenia: „Ecce Mono” (oto małpa), a w Polsce: „jeżus”.
Wszczęto dochodzenie, które wkrótce wykazało, że „odrestaurowaniem” fresku – zamiast profesjonalnego konserwatora zabytków – zajęła się mieszkająca niedaleko kościoła 80-cio letnia staruszka, która chciała przywrócić działu dawny blask. Wiedziała mniej więcej tyle, że aby przywrócić malowidło do pierwotnego stanu trzeba: a) moczyć pędzel w farbie i b) mazać pędzlem po ścianie. Myślała, że to wystarczy…. 🙂
Choć niektórzy mogą uśmiechnąć się czytając o tej sytuacji, to sędziwa autorka nie miała powodów do śmiechu. Za swój wybryk stanęła bowiem przed sądem. Pozytywnym „skutkiem ubocznym” jej działalności twórczej jest to, że „malowidło” oglądane jest obecnie przez 40 tyś. turystów rocznie. Dzięki temu wspomagane są instytucje charytatywne (z zysków uzyskanych ze sprzedaży turystom biletów do kościoła) i będzie tak pewnie jeszcze długo, bowiem specjaliści orzekli, że fresku nie można już przywrócić do stanu pierwotnego.
Mając w pamięci powyższy przykład, jeśli będziesz chciał optymalizować działalność swojego przedsiębiorstwa, a nie będziesz miał pewności, czy masz dostateczną wiedzę i doświadczenie… najlepiej skorzystaj z pomocy specjalisty od optymalizacji działalności firm 🙂
{ 0 komentarze… dodaj teraz swój }